Tổ chức Activation là một hình thức quảng bá thương hiệu mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tăng cường sự hiện diện của thương hiệu và thu hút sự chú ý của khách hàng. Tuy nhiên, việc tổ chức Activation không phải là công việc dễ dàng vì nó đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Để tổ chức một Activation thành công, các doanh nghiệp cần phải có kịch bản tổ chức Activation chi tiết.
Unique OOH là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức Sự kiện, Event, Activation chuyên nghiệp và hiệu quả trên khắp 63 tỉnh thành toàn quốc. Với bài viết dưới đây, Unique OOH sẽ hướng dẫn các doanh nghiệp xây dựng kịch bản tổ chức Activation hiệu quả.
1. Kịch bản tổ chức Activation là gì?
Kịch bản tổ chức Activation là một bản tóm tắt chi tiết về các hoạt động, công việc, nhiệm vụ và trình tự được thực hiện để tổ chức Activation. Kịch bản tổ chức Activation thường bao gồm các thông tin về thời gian, địa điểm, các hoạt động, tài nguyên, người tham gia… Nó cũng có thể bao gồm các biện pháp đối phó với các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức Activation.
Kịch bản tổ chức được sử dụng để giúp các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân xác định, quản lý và giám sát các hoạt động trong quá trình tổ chức Activation.
Kịch bản tổ chức Activaiton giúp chiến dịch diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Ảnh: Internet
>> Xem thêm tổ chức Activation là gì với cách thức triển khai hiệu quả
2. Vì sao cần phải xây dựng kịch bản tổ chức Activation?
Việc xây dựng kịch bản tổ chức Activation cần thiết vì có những lý do sau đây:
– Tăng khả năng thành công: Kịch bản Activation cung cấp một kế hoạch chi tiết để đảm bảo rằng hoạt động kích hoạt của công ty được triển khai đầy đủ và chính xác, từ đó tăng khả năng thành công của chiến dịch.
– Tiết kiệm chi phí: Kịch bản Activation cho phép công ty lập kế hoạch và chuẩn bị trước để tối ưu hóa chi phí và tài nguyên. Việc lên kế hoạch trước cũng giúp tránh việc lãng phí tài nguyên do không có một chiến lược rõ ràng.
– Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Kịch bản Activation giúp đảm bảo rằng khách hàng sẽ có trải nghiệm tốt khi tương tác với sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. Nó cũng đảm bảo rằng những thông điệp và hoạt động của công ty được truyền tải một cách hiệu quả nhất.
Tóm lại, việc xây dựng kịch bản tổ chức Activation là rất quan trọng để đảm bảo rằng công ty đạt được mục tiêu kinh doanh và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
Kịch bản Activation giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí. Ảnh: Internet
3. Các bước xây dựng kịch bản tổ chức Activation
Để xây dựng được kịch bản tổ chức Activation thì bạn cần phải nắm rõ được mọi thứ sẽ diễn ra trong chương trình. Dưới đây Unique OOH sẽ hướng dẫn các bước xây dựng kịch bản tổ chức Activation hiệu quả:
3.1. Nghiên cứu về thương hiệu và khách hàng
Để xây dựng kịch bản tổ chức Activation hiệu quả, việc hiểu rõ sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình là rất quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn định hình được mục tiêu của chiến dịch và tìm ra cách tiếp cận phù hợp với khách hàng.
Bên cạnh đó, việc tìm hiểu và xây dựng chân dung khách hàng tiềm năng cũng là yếu tố quan trọng trong chiến dịch Activation. Khách hàng có nhu cầu, thói quen và đặc điểm khác nhau, do đó, bạn cần phải đưa ra các hoạt động và chiến lược phù hợp với từng đối tượng khách hàng để thu hút sự quan tâm và tham gia của họ.
Nghiên cứu chân dung khách hàng tiềm năng trước khi xây dựng kịch bản Activation. Ảnh: Internet
3.2. Xác định mục tiêu của tổ chức Activation
Xác định mục tiêu của tổ chức Activation là rất quan trọng vì nó giúp định hướng hoạt động và đảm bảo rằng hoạt động Activation được thực hiện với hiệu quả cao. Khi có một mục tiêu cụ thể, bạn sẽ xây dựng được kịch bản tổ chức Activation có định hướng để đạt được mục tiêu đó. Điều này giúp cho hoạt động Activation được thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả và giúp tiết kiệm chi phí.
Mục tiêu của tổ chức Activation giúp xác định đối tượng khách hàng mà hoạt động activation nhắm đến. Điều này giúp cho việc xây dựng kịch bản tổ chức Activation tập trung vào những khách hàng tiềm năng và hiệu quả hơn trong việc tiếp cận với họ.
Kịch bản Activation hướng đến đạt được mục tiêu của chiến dịch. Ảnh: Internet
3.3. Xác định hình thức tổ chức Activation
Việc xác định hình thức tổ chức Activation phù hợp với doanh nghiệp cụ thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm mục đích, mục tiêu kinh doanh, đối tượng khách hàng, ngân sách và các tài nguyên khác.
Tuy nhiên, ở đây là một số hình thức tổ chức Activation phổ biến mà doanh nghiệp có thể áp dụng:
– Tổ chức các trò chơi, chương trình khuyến mại thu hút mọi người tham gia
– Tổ chức các chương trình dùng thử, trải nghiệm sản phẩm
– Phát quà tặng, phát mẫu dùng thử cho khách hàng
Lựa chọn hình thức Activation phù hợp với mục tiêu chiến dịch. Ảnh: Internet
3.3. Xác định thời gian, địa điểm, tổ chức Activation
Sau khi đã xác định rõ mục tiêu, hình thức tổ chức thì trong kịch bản tổ chức Activation cần phải có những thông tin sau đây:
Danh sách các địa điểm tổ chức: Trong kịch bản tổ chức Activation cần liệt kê các địa điểm được chọn để tổ chức, bao gồm tên địa điểm, địa chỉ, mô tả về đặc điểm của địa điểm (ví dụ: siêu thị, trung tâm thương mại, trường học) và lý do vì sao địa điểm đó được chọn.
Thời gian tổ chức: Kịch bản Activation cần ghi rõ thời gian chương trình diễn ra trong ngày, ví dụ như 9 – 12h, 13 – 18h hoặc 19 – 21h, và thời gian tổng chương trình, ví dụ như tổ chức vào 2 ngày thứ 7 và chủ nhật trong 4 tuần liên tiếp. Kịch bản cần phải xác định thời gian cụ thể để đảm bảo sự chuẩn bị và tổ chức hiệu quả.
Tổ chức Activation vào cuối tuần để tăng khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng. Ảnh: Internet
3.3. Chuẩn bị vật dụng, quà tặng cho tổ chức Activation
Trước khi chọn vật dụng, quà tặng, bạn cần xác định mục đích của chương trình activation để chọn ra những vật dụng, quà tặng phù hợp. Ví dụ, nếu mục đích là tăng nhận thức về thương hiệu của bạn, bạn có thể chọn những vật dụng như áo thun, nón, túi xách in logo. Bạn cần tìm hiểu rõ đối tượng khách hàng mà bạn muốn tiếp cận để chọn ra những vật dụng, quà tặng phù hợp với sở thích và nhu cầu của họ.
Công tác trang trí khu vực quầy kệ, booth trưng bày là một yếu tố quan trọng để thu hút sự chú ý của khách hàng và tạo ấn tượng tốt với họ. Các thiết bị điện như tivi, loa đài, đèn trang trí,… cũng là những yếu tố quan trọng để tăng tính thẩm mỹ và giúp chương trình activation trở nên sinh động và ấn tượng hơn.
Chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ, quà tặng trước khi tổ chức Activation. Ảnh: Internet
3.6. Phân công nhân sự tổ chức Activation
Khi xây dựng kịch bản tổ chức Activation, việc phân chia rõ nhiệm vụ cho từng người trong nhóm là rất quan trọng để đảm bảo sự phối hợp và hiệu quả công việc. Cụ thể như sau:
– Xác định các nhiệm vụ cần thiết để tổ chức Activation. Các nhiệm vụ này nên được liệt kê và mô tả chi tiết để mọi người trong nhóm đều hiểu rõ.
– Xác định các thành viên trong nhóm và phân chia các nhiệm vụ cho từng người. Việc phân chia nhiệm vụ nên dựa trên năng lực, kinh nghiệm và sở thích của từng thành viên để đảm bảo tối đa hiệu quả công việc.
– Thiết lập tiến độ và thời hạn hoàn thành cho từng nhiệm vụ. Việc này giúp đảm bảo rằng mọi người đều biết khi nào cần hoàn thành công việc của mình và giúp đảm bảo tiến độ của dự án.
Phân công công việc tổ chức Activation cho từng nhân sự. Ảnh: Internet
3.7. Chuẩn bị công tác hậu cần
Việc chuẩn bị hậu cần chu đáo là cực kỳ cần thiết để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức. Bạn nên lên kế hoạch và chuẩn bị trước đủ vật tư sự kiện để đối phó với các vấn đề phát sinh và đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.
Đối với việc quản lý kho bãi, bạn nên đảm bảo rằng các vật tư sự kiện được sắp xếp và phân loại theo từng loại và có hệ thống lưu trữ khoa học để dễ dàng quản lý. Ngoài ra, bạn nên có một kế hoạch kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên để đảm bảo số lượng và chất lượng của vật tư sự kiện.
Chuẩn bị công tác hậu cần để đảm bảo chiến dịch diễn ra hiệu quả. Ảnh: Internet
Trong trường hợp xuất hiện vấn đề với kho bãi hoặc trang thiết bị, bạn nên có phương án dự phòng để giải quyết. Nếu bạn cần thêm vật tư sự kiện, hãy chuẩn bị trước và đặt hàng từ các nhà cung cấp đáng tin cậy để đảm bảo thời gian giao hàng và chất lượng sản phẩm.
Việc quản lý vận chuyển cũng rất quan trọng để đảm bảo rằng các vật tư sự kiện được giao hàng đúng thời gian và địa điểm. Bạn nên chuẩn bị trước kế hoạch vận chuyển và sắp xếp những phương tiện vận chuyển phù hợp để đảm bảo an toàn và hiệu quả.
3.8. Tiến hành tổ chức Activation
Sau khi đã xây dựng được một kịch bản tổ chức Activation hoàn chỉnh thì bạn sẽ tiến hành tổ chức Activation. Để tổ chức Activation thì cần liên hệ xin giấy phép các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Trong quá trình diễn ra chương trình Activation thì phải luôn có nhân sự quản lý để theo sát đảm bảo không có những sai sót, đạt đúng KPI đã đề ra.
Tiến hành tổ chức Activation theo kịch bản đã được chuẩn bị. Ảnh: Internet
3.9. Đánh giá hiệu quả tổ chức Activation
Mỗi một chiến dịch Activation sẽ có những mục tiêu khác nhau mà bạn muốn đạt được. Đây cũng là dữ liệu quan trọng giúp bạn có thể đánh giá hiệu quả tổ chức Activation. Bạn có thể đánh giá hiệu quả tổ chức Activation bằng cách đo lường số lượng người tham gia, số lượng đăng ký hoặc số lượng khách hàng mới được tạo ra từ chiến dịch.
Đánh giá hiệu quả chiến dịch với mục tiêu đã đề ra ban đầu. Ảnh: Internet
4. Một số lưu ý khi xây dựng kịch bản tổ chức chạy Activation
Activation là một hình thức quảng bá thương hiệu rất phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, để xây dựng kịch bản tổ chức Activation hiệu quả thì bạn cần phải chú ý những yếu tố quan trọng dưới đây:
4.1. Lưu ý về địa điểm tổ chức
Khi lựa chọn địa điểm tổ chức Activation, các doanh nghiệp cần cân nhắc và đánh giá kỹ các yếu tố sau đây:
– Đối tượng khách hàng: Nơi đó có phù hợp với đối tượng khách hàng của doanh nghiệp hay không?
– Vị trí và diện tích: Địa điểm đó có nằm ở vị trí thuận lợi, có đông người qua lại hay không? Diện tích của địa điểm đó có đủ lớn để đáp ứng các yêu cầu tổ chức sự kiện hay không?
– Các chi phí để thuê địa điểm tổ chức sự kiện, phí quản lý và phí khác như phí thuê thiết bị, chi phí trang trí… có phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp hay không?
– Quy định: Địa điểm đó có những quy định nghiêm ngặt về giờ làm việc, không gian, âm thanh, ánh sáng, vệ sinh, an toàn… hay không? Các quy định này có phù hợp với yêu cầu của sự kiện hay không?
Doanh nghiệp cần xem xét và so sánh các yếu tố trên để có được sự lựa chọn tốt nhất và mang lại hiệu quả cho chương trình Activation.
Tổ chức Activation ở trung tâm thương mại có thể tiếp cận được đông đảo khách hàng. Ảnh: Internet
4.2. Chú ý đến nhân sự thực hiện
Việc tuyển chọn nhân sự phù hợp và đào tạo họ trước khi thực hiện chương trình Activation là rất quan trọng. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng các PB, PG có đầy đủ kiến thức về sản phẩm và thương hiệu, và có thể truyền đạt thông tin đến khách hàng một cách chính xác và hiệu quả. Nếu nhân sự không được đào tạo đúng cách, họ có thể không hiểu rõ sản phẩm và thương hiệu của mình, dẫn đến việc truyền đạt thông tin không chính xác hoặc thiếu sót, gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Đảm bảo nhân sự có đầy đủ kiến thức để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng. Ảnh: Internet
4.3. Chú ý đến việc tiền trạm
Việc khảo sát địa điểm và thương lượng trước là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của chương trình Activation. Việc thực hiện khảo sát địa điểm sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình thực tế của địa điểm, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp để đảm bảo hoạt động của chương trình.
Việc thương lượng trước để đảm bảo sự đồng ý của chủ địa điểm. Trong trường hợp không được phép làm hoặc không tìm thấy địa điểm, doanh nghiệp có thể gặp phải các chi phí không đáng có và gây thiệt hại cho hình ảnh của công ty.
Khảo sát địa điểm trước khi triển khai tổ chức Activation. Ảnh: Internet
4.4. Chuẩn bị các phương án dự phòng
Việc chuẩn bị các phương án dự phòng khi tổ chức activation là cần thiết khi xây dựng kịch bản tổ chức Activation. Kế hoạch có thể không diễn ra như dự định do nhiều yếu tố bên ngoài như thời tiết, sự cố kỹ thuật, hoặc sự cố về địa điểm. Khi có sự cố xảy ra, việc chuẩn bị phương án dự phòng trước sẽ giúp đảm bảo tính linh hoạt của kế hoạch và giúp cho chương trình diễn ra một cách suôn sẻ hơn.
Việc chuẩn bị các phương án dự phòng trước cũng giúp giảm thiểu rủi ro và chi phí cho tổ chức. Trong trường hợp không có phương án dự phòng, các sự cố có thể dẫn đến việc hoãn hoặc hủy bỏ kế hoạch, gây mất thời gian, tiền bạc và nguồn lực.
Chuẩn bị các phương án dự phòng để đối phó kịp thời với các rủi ro. Ảnh: Internet
5. Tham khảo một số kịch bản tổ chức Activation sáng tạo
Activation là một hoạt động giúp tăng tính tương tác và nhận thức của khách hàng đối với thương hiệu của bạn. Đây là một cách tuyệt vời để tạo ra các trải nghiệm độc đáo và thu hút khách hàng mới. Dưới đây là một số kịch bản tổ chức Activation sáng tạo:
5.1. Phát mẫu dùng thử Sampling
Phát mẫu sản phẩm dùng thử Sampling là một ý tưởng tổ chức Activation rất hiệu quả để giới thiệu sản phẩm mới và tăng doanh số bán hàng. Khi khách hàng có thể trải nghiệm sản phẩm trực tiếp, họ có cơ hội đánh giá chất lượng sản phẩm và đưa ra quyết định mua hàng chính xác hơn.
Việc có PG, PB đóng vai trò MC tại quầy trực tiếp diễn giải về sản phẩm cũng rất quan trọng để giúp khách hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm và các tính năng của nó. PG, PB có thể giải đáp các câu hỏi của khách hàng và đưa ra các lời khuyên hữu ích để khách hàng có thể sử dụng sản phẩm tốt nhất.
Phát mẫu dùng thử Sampling giúp khách hàng trải nghiệm sản phẩm trực tiếp. Ảnh: Internet
>> Xem thêm tổ chức Sampling với nhiều ưu điểm nổi bật
5.2. Sử dụng Photobooth
Photobooth là một loại gian hàng hay khu vực được thiết kế để khách hàng có thể chụp ảnh với các phông nền độc đáo và ấn tượng. Việc chia sẻ những bức ảnh chụp được trên mạng xã hội cũng là một cách tuyệt vời để quảng bá thương hiệu của bạn miễn phí và mở rộng sự tiếp cận với khách hàng tiềm năng.
Vì vậy, đầu tư vào các booth chụp hình với thiết kế đồng nhất với thương hiệu của bạn là một cách hiệu quả để tạo ra trải nghiệm độc đáo và quảng bá thương hiệu của bạn.
Sử dụng Photobooth để khách hàng có thể chụp ảnh với các phông nền độc đáo. Ảnh: Internet
5.3. Tổ chức các trò chơi liên quan đến thương hiệu
Tổ chức các trò chơi Activation là một phương pháp tiếp thị để tạo ra sự tương tác giữa người tiêu dùng và thương hiệu thông qua các trò chơi hoặc hoạt động tương tác. Mục đích của các trò chơi Activation là tạo ra sự quan tâm, tương tác và trải nghiệm tích cực với thương hiệu, từ đó tăng khả năng nhận diện thương hiệu và tăng cường mối quan hệ giữa thương hiệu và khách hàng.
Tổ chức trò chơi để tăng sự tương tác của khách hàng. Ảnh: Internet
>> Khám phá thêm các dự án tổ chức Activation do Unique OOH triển khai
6. Unique OOH cung cấp dịch vụ tổ chức Activation hiệu quả
Unique OOH là một đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực thực thi các chiến dịch quảng cáo ngoài trời nói chung và tổ chức Activation nói riêng. Chúng tôi cung cấp các giải pháp Activation đa dạng như sự kiện, hoạt động tương tác, trò chơi và các chương trình khuyến mãi… để giúp khách hàng của bạn tương tác với thương hiệu của bạn một cách tích cực.
Chúng tôi đã khẳng định được uy tín và độ tin cậy trong mắt khách hàng với những kinh nghiệm việc thực thi các chương trình Activation cho các nhãn hàng lớn như K+, Vinmart…,
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng về quảng cáo ngoài trời, Unique OOH cam kết mang lại sự thành công cho khách hàng thông qua dịch vụ Activation hiệu quả. Chúng tôi cũng đảm bảo rằng tất cả các hoạt động Activation đều tuân thủ các quy định pháp luật và an toàn để đảm bảo tính an toàn cho khách hàng và nhân viên của chúng tôi.
Hãy liên hệ ngay với Unique để được tư vấn và nhận báo giá quảng cáo ngoài trời mới nhất!
Unique Out Of Home Advertising
Trụ sở chính: Tầng 2, Tháp C, Tòa nhà D2 Giảng Võ, Phường Giảng Võ, Quận Ba Đình, Hà Nội
Tel: (024) 2323 8888 – (024) 2266 8888
VP Hồ Chí Minh: Tầng 2, Tòa nhà City View, Số 12 Mạc Đĩnh Chi, Đa Kao, Quận 1, Hồ Chí Minh
Tel: (028) 2268 9999
Hotline: 0986 268 555
Email: info@quangcaongoaitroi.com
