Lập kế hoạch tổ chức Sự kiện, Event có thể là một nhiệm vụ khó khăn đối với những người chưa có kinh nghiệm. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp tuân thủ các bước cơ bản và có một kế hoạch tổ chức chi tiết, nhờ đó có thể tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả.
Unique OOH là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức Sự kiện, Event, Activation trên khắp 63 tỉnh thành cả nước. Hãy theo dõi bài viết dưới đây, Unique OOH sẽ hướng dẫn bạn các bước lập kế hoạch tổ chức Sự kiện, Event chi tiết.
1. Kế hoạch tổ chức Sự kiện, Event là gì?
Kế hoạch tổ chức Sự kiện, Event là một bản tóm tắt chi tiết về những hoạt động, công việc và tài nguyên cần thiết để tổ chức và thực hiện một sự kiện nhất định. Kế hoạch này bao gồm các thông tin về mục đích của sự kiện, ngân sách, thời gian, địa điểm, khán giả mục tiêu, chương trình, hoạt động, phương tiện truyền thông, quản lý rủi ro và các chi tiết khác cần thiết.
Một kế hoạch tổ chức Sự kiện, Event chi tiết và cụ thể sẽ giúp các nhà tổ chức sự kiện có thể quản lý tốt hơn các hoạt động của họ và đạt được mục tiêu của sự kiện một cách hiệu quả nhất. Kế hoạch này cũng giúp đảm bảo rằng sự kiện sẽ được tổ chức thành công và đúng tiến độ, đồng thời giúp tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.
Tổ chức Sự kiện, Event cần phải lên kế hoạch chi tiết. Ảnh: Internet
>> Khám phá thêm tổ chức Sự kiện, Event là gì với nhiều thông tin chi tiết
2. Vai trò của lập kế hoạch tổ chức Sự kiện, Event
Việc lập kế hoạch tổ chức Sự kiện, Event rất quan trọng và đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của sự kiện. Dưới đây là một số vai trò chính của việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện:
– Đảm bảo sự chuẩn bị kỹ lưỡng: Lập kế hoạch giúp đảm bảo rằng tất cả các yếu tố cần thiết cho sự kiện sẽ được chuẩn bị trước đó, từ việc đặt chỗ đến thiết bị âm thanh, ánh sáng và các yêu cầu phục vụ khác.
– Tiết kiệm thời gian và tiền bạc: Lập kế hoạch trước giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách dự đoán trước chi phí và nguồn lực cần thiết để tổ chức sự kiện, event.
– Xác định mục tiêu sự kiện, event : Lập kế hoạch giúp bạn xác định mục tiêu của sự kiện và thiết lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu đó. Việc này giúp đảm bảo rằng sự kiện đạt được mục tiêu của nó và đem lại giá trị cho khách hàng và doanh nghiệp.
Kế hoạch tổ chức Sự kiện, Event giúp doanh nghiệp quản lý các công việc hiệu quả. Ảnh: Internet
– Tăng khả năng quảng bá: Lập kế hoạch giúp bạn tăng khả năng quảng bá cho sự kiện bằng cách thiết kế các chiến dịch quảng cáo và tiếp cận đúng đối tượng khách hàng.
– Đảm bảo tính chuyên nghiệp: Lập kế hoạch giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp cho sự kiện của bạn. Việc này đảm bảo rằng sự kiện của bạn được tổ chức một cách chuyên nghiệp và có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.
– Đối phó với các rủi ro: Lập kế hoạch giúp đối phó với các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện, event. Việc này giúp đảm bảo rằng bạn có một kế hoạch dự phòng để đối phó với các vấn đề không mong muốn có thể xảy ra.
>> Xem thêm những ưu điểm khi tổ chức Sự kiện, Event mà doanh nghiệp sẽ nhận được
3. Các bước lập kế hoạch tổ chức Sự kiện, Event thành công
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quảng cáo ngoài trời, Unique OOH xin chia sẻ với các doanh nghiệp các bước lập kế hoạch tổ chức Sự kiện, Event như sau:
3.1. Xác định mục tiêu Sự kiện, Event
Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu cụ thể cho sự kiện của mình. Bạn muốn tăng tương tác với khách hàng hay tăng doanh thu, tạo thương hiệu hay tăng độ nhận diện thương hiệu, hay chỉ là một sự kiện giải trí đơn thuần. Mục tiêu của bạn sẽ giúp xác định chiến lược sự kiện và các hoạt động cụ thể của bạn.
Xác định được mục tiêu trước khi lên kế hoạch tổ chức Sự kiện, Event. Ảnh: Internet
3.2. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức
Việc chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện là rất quan trọng để đảm bảo thành công của sự kiện. Doanh nghiệp nêu chọn ngày và giờ tổ chức sự kiện phù hợp với lịch làm việc của đối tượng khách mời. Nếu là cuối tuần, cần lưu ý đến những ngày nghỉ lễ để tránh trùng với các sự kiện khác.
Sau khi đã chốt thời gian thì cần phải tìm ngay địa điểm tổ chức để tránh trường hợp không book được địa điểm. Doanh nghiệp nên chọn địa điểm tiện lợi, dễ dàng đến được và có đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ sự kiện.
Doanh nghiệp nên tổ chức sự kiện vào cuối tuần để đạt hiểu quả cao. Ảnh: Internet
3.3. Xác định ý tưởng và thông điệp chính của Sự kiện, Event
Ý tưởng và thông điệp là hai yếu tố quan trọng nhất để tạo nên một sự kiện thành công. Big Idea sẽ giúp bạn định hình được toàn bộ khung cảnh cho sự kiện, từ đó tạo ra các hoạt động, trò chơi, chương trình, trình diễn,… phù hợp và hấp dẫn với khách hàng tham dự.
Trong khi đó, Key message sẽ giúp bạn truyền tải được thông điệp chính của sự kiện đến khách hàng một cách rõ ràng và hiệu quả. Bạn cần chọn ra các từ ngữ, câu slogan hay khẩu hiệu để gửi gắm thông điệp của sự kiện đến khách hàng một cách dễ hiểu, đầy đủ và có tính nhất quán.
Để lên được một ý tưởng và thông điệp thành công cho sự kiện, bạn nên tìm hiểu kỹ về đối tượng khách hàng, nhu cầu của họ, tầm nhìn và giá trị của công ty. Từ đó, bạn có thể đưa ra các ý tưởng, concept và key message phù hợp với đối tượng và mục tiêu của sự kiện.
Sự kiện khởi động mùa giải ngoại hạng Anh của K+ (Dự án Unique OOH thực hiện)
3.4. Lên danh sách khách mời tham gia Sự kiện, Event
Bằng cách lên danh sách khách mời, bạn có thể biết được số lượng khách mời, đánh giá được ngân sách và sắp xếp các chi tiết cần thiết cho sự kiện của mình.
Khi lên danh sách khách mời, bạn cần chú ý đến việc xác định mức độ quan trọng của từng khách mời và đưa ra phương thức liên lạc phù hợp để gửi thư mời. Đặc biệt, bạn cần cập nhật thông tin về khách mời và liên hệ với họ để xác nhận sự tham gia của họ.
Hãy chuẩn bị tốt những chi tiết cần thiết để đón tiếp khách mời, tạo ấn tượng tốt với họ và mang lại những trải nghiệm thú vị và đáng nhớ cho họ.
Lên danh sách khách mời tham gia Sự kiện, Event. Ảnh: Internet
3.5. Xây dựng kịch bản chương trình tổ chức Sự kiện, Event
Khi lên kịch bản nội dung cho sự kiện, event bạn cần phải chuẩn bị cả kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.
Kịch bản tổng quát sẽ là một bản tóm tắt về toàn bộ sự kiện, bao gồm các thông tin chính như thời gian, địa điểm, nội dung chương trình, sự chuẩn bị của nhân sự, thiết bị và vật liệu cần thiết, cũng như kế hoạch phát triển sự kiện trong tương lai. Kịch bản tổng quát sẽ giúp cho bạn có cái nhìn tổng quan về toàn bộ sự kiện, từ đó có thể phân bổ công việc cho các thành viên trong nhóm chuẩn bị và triển khai sự kiện một cách hiệu quả.
Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết với những hạng mục cần thiết. Ảnh: Internet
Kịch bản chi tiết là bản mô tả chi tiết về những gì sẽ diễn ra trong sự kiện, cụ thể là nội dung các hoạt động, lời dẫn của MC, phương tiện trình diễn, thời gian và phương thức trình bày. Kịch bản chi tiết cần phải được trau chuốt về ngôn từ và sử dụng những câu từ ấn tượng để thu hút khách hàng, gợi cảm xúc và truyền tải thông điệp một cách hiệu quả.
3.6. Chuẩn bị thiết bị, nhân sự cho Sự kiện, Event
Sau khi đã xác định được mục đích và quy mô của sự kiện, bạn cần tạo ra danh sách thiết bị cần thiết. Điều này bao gồm các thiết bị như loa, ánh sáng, màn hình, máy chiếu, bàn ghế, bàn phục vụ, dụng cụ phục vụ thức ăn, …
Bạn cần thuê nhân sự để giúp bạn quản lý và thực hiện sự kiện. Nhân sự này bao gồm nhân viên bán hàng, nhân viên phục vụ, nhân viên an ninh, nhân viên lễ tân, nhân viên kỹ thuật…
Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị, âm thanh trước khi tiến hành tổ chức sự kiện. Ảnh: Internet
3.7. Thiết kế hình ảnh, ấn phẩm cho Sự kiện, Event
Các ấn phẩm như banner, thiệp mời, tờ rơi và quà lưu niệm đóng vai trò quan trọng trong việc giới thiệu sự kiện đến khách hàng và gây ấn tượng với họ. Những sản phẩm đẹp mắt, chuyên nghiệp và phù hợp với chủ đề sự kiện sẽ giúp tăng tính chuyên nghiệp và sự quan tâm đến sự kiện của khách hàng.
Để tạo ra các sản phẩm ấn tượng và chuyên nghiệp, các doanh nghiệp nên hợp tác với công ty quảng cáo có kinh nghiệm trong thiết kế ấn phẩm cho sự kiện. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng các sản phẩm được thiết kế chính xác và đúng chuẩn, từ cách thức bố trí, chọn màu sắc, đến kiểu chữ và hình ảnh được sử dụng.
Thiết kế ấn phẩm truyền thông bắt mắt để thu hút sự chú ý của người xem. Ảnh: Internet
3.8. Lên kế hoạch truyền thông cho Sự kiện, Event
Lên một bản kế hoạch truyền thông là rất quan trọng để thu hút sự chú ý và tăng khả năng tham gia của đối tượng tiềm năng cho sự kiện của bạn. Dưới đây là một số gợi ý để bạn có thể lên một kế hoạch truyền thông hiệu quả cho sự kiện của mình:
– Mục tiêu của sự kiện
– Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu
– Thông điệp cần truyền thông
– Các kênh truyền thông phù hợp
Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện để cho nhiều người biết đến. Ảnh: Internet
3.9. Dự trù chi phí triển khai tổ chức Sự kiện, Event
Bạn cần xác định ngân sách sự kiện của mình trước khi bắt đầu lập kế hoạch tổ chức Sự kiện, Event chi tiết. Ngân sách của bạn sẽ phụ thuộc vào mục tiêu của sự kiện và sự phù hợp về tài chính. Hãy chắc chắn rằng bạn có đủ ngân sách để thực hiện các hoạt động cần thiết.
Dự trù chi phí tổ chức sự kiện phù hợp với ngân sách quảng cáo. Ảnh: Internet
3.10. Xây dựng phương án dự phòng rủi ro
Không có sự kiện nào hoàn toàn đảm bảo không xảy ra rủi ro. Việc xây dựng phương án dự phòng trước khi diễn ra là rất cần thiết khi lập kế hoạch tổ chức Sự kiện, Event để giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy ra.
Khi xây dựng phương án dự phòng, người phụ trách sự kiện cần xác định các tình huống có thể xảy ra, đánh giá mức độ nguy hiểm và tính toán các giải pháp để đối phó với từng trường hợp. Nên lưu ý rằng các phương án dự phòng cần được thực hiện ngay khi có dấu hiệu của sự cố, không nên chờ đợi đến khi sự cố xảy ra để mới thực hiện.
Xây dựng phương án dự phòng rủi ro để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Ảnh: Internet
3.11. Lên timeline tổ chức Sự kiện, Event
Chỉ có bản kế hoạch tổ chức Sự kiện, Event mà không có timeline cụ thể thì đó chỉ là một bản vẽ trên giấy và không thực sự hiệu quả trong thực tế. Việc lên timeline cụ thể sẽ giúp bạn và các thành viên trong nhóm hoặc tổ chức có mục tiêu cụ thể để hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Việc tạo bản timeline chương trình rõ ràng cũng là một cách để kiểm soát thời gian và giúp bạn biết được các công việc cần được hoàn thành trong thời gian nào. Nó cũng giúp bạn phát hiện được các phần thiếu sót hoặc bị lỡ sót để kịp thời sửa chữa và đảm bảo chất lượng tổng thể của chương trình.
Lên timeline tổ chức sự kiện với các mốc thời gian cụ thể. Ảnh: Internet
3.12. Phân công nhân sự triển khai tổ chức Sự kiện, Event
Phân công nhiệm vụ và quản lý nhân sự là một phần quan trọng trong bản kế hoạch tổ chức Sự kiện, Event. Leader sự kiện cần phải có kế hoạch cụ thể về việc phân chia công việc và giao nhiệm vụ cho từng thành viên trong đội ngũ tổ chức sự kiện.
Việc phân công nhiệm vụ phải dựa trên năng lực, kinh nghiệm và sở trường của từng cá nhân trong đội ngũ. Những người có kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn cao nên được giao những công việc khó khăn và quan trọng hơn, trong khi những người mới tham gia hoặc không có kinh nghiệm nhiều hơn có thể được giao những công việc đơn giản hơn.
Phân công công việc dựa trên kinh nghiệm của từng nhân sự. Ảnh: Internet
3.13. Triển khai tổ chức Sự kiện, Event
Sau khi đã xác định được những bước trên thì bạn cần tiến hành triển khai tổ chức sự kiện, event. Để đảm bảo triển khai tổ chức sự kiện, event diễn ra đúng tiến độ thì cần phải kiểm soát được tất cả các khâu bao gồm trang trí theo concept sự kiện, setup trang thiết bị, chọn menu tiệc, chuẩn bị tài liệu, quà tặng…
Tiến hành triển khai tổ chức sự kiên, event theo đúng tiến độ. Ảnh: Internet
3.14. Tổng duyệt lại sự kiện, kiểm tra vấn đề phát sinh
Tổng duyệt chương trình cho phép bạn kiểm tra lại tất cả các phần của chương trình, từ lịch trình, đến âm thanh, ánh sáng, thiết bị kỹ thuật và nội dung của chương trình. Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, bạn có thể kịp thời xử lý và giải quyết chúng trước khi sự kiện chính thức diễn ra.
Việc tổng duyệt cũng giúp bạn quen với kịch bản và tăng cường sự tự tin khi chương trình chính thức diễn ra. Bạn có thể kiểm tra và điều chỉnh bất kỳ thay đổi nào cần thiết và đảm bảo rằng mọi người sẽ có một trải nghiệm tốt nhất trong sự kiện.
Sự kiện “Con mắt tiên tri” của K+ dịp Tết Kỷ Hợi 2019 (Dự án Uniqiue OOH thực hiện)
3.15. Đo lường và đánh giá hiệu quả của Sự kiện, Event
Việc đo lường và đánh giá sau sự kiện giúp cho doanh nghiệp có thể đánh giá được các điểm mạnh, điểm yếu, các khó khăn và thách thức mà họ đã gặp phải trong quá trình tổ chức sự kiện. Từ đó, họ có thể rút ra kinh nghiệm và học hỏi những điều tốt đẹp và những điều cần cải thiện để nâng cao chất lượng tổ chức sự kiện trong tương lai.
Sự kiện khai mạc lễ hội táo Washington của siêu thị BRG Mart (Dự án Unique OOH thực hiện)
>> Xem thêm kinh nghiệm lựa chọn công ty quảng cáo ngoài trời uy tín, chuyên nghiệp
4. Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện, event chi tiết cho doanh nghiệp
Đây là mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện,event ra mắt sản phẩm mới tham khảo, tùy vào loại sự kiện và mục đích của doanh nghiệp, bạn có thể điều chỉnh và tùy chỉnh các chương trình cho phù hợp.
– Mục đích của sự kiện: Giới thiệu sản phẩm mới cho khách hàng và tạo ra sự quan tâm, tò mò, và thu hút đối với sản phẩm.
– Địa điểm và thời gian: Chọn một địa điểm phù hợp và tiện lợi, có không gian rộng rãi, dễ dàng tiếp cận, đồng thời chọn thời điểm phù hợp để sự kiện diễn ra, ví dụ: thứ bảy vào buổi chiều.
– Danh sách khách mời: Tìm hiểu đối tượng khách hàng mục tiêu cho sản phẩm, chọn những khách hàng tiềm năng, những nhà bán lẻ hoặc nhà phân phối để tham dự sự kiện.
– Chuẩn bị và trang trí: Đảm bảo sự kiện được trang trí đẹp mắt, phù hợp với phong cách sản phẩm và thu hút sự chú ý của khách hàng. Cung cấp thức ăn và đồ uống cho khách mời, đồng thời chuẩn bị tài liệu giới thiệu sản phẩm cho khách hàng.
– Tiếp đón khách mời: Đội ngũ nhân viên tiếp đón khách mời tại cửa vào và hướng dẫn họ đi đến khu vực tiếp khách.
– Buổi giới thiệu sản phẩm: Đại diện của công ty thuyết trình giới thiệu về sản phẩm mới. Nếu có thể, họ cần trình diễn hoạt động hoặc tính năng của sản phẩm để thể hiện cách sử dụng của sản phẩm. Sau đó, họ cần mời khách hàng tới bàn giải đáp thắc mắc và trả lời câu hỏi của họ.
– Tổ chức chương trình giải trí: Tổ chức một chương trình giải trí nhỏ để giữ chân khách hàng trong suốt thời gian sự kiện
– Phát quà tặng: Phát quà tặng cho khách hàng, nói lời cảm ơn vì đã tới dự sự kiện.
– Theo dõi khách hàng: Theo dõi và liên lạc với khách hàng để thu thập ý kiến về sản phẩm và sự kiện, đồng thời cập nhật thông tin mới nhất liên quan đến sản phẩm và chương trình khuyến mãi sau này.
Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới để giới thiệu tới khách hàng. Ảnh: Internet
5. Unique OOH đồng hành cùng với doanh nghiệp tổ chức Sự kiện, Event hiệu quả
Unique OOH là một công ty chuyên cung cấp dịch vụ quảng cáo ngoài trời và tổ chức Sự kiện, Event trên toàn quốc. Công ty có nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực này và đã từng hợp tác với rất nhiều thương hiệu lớn và nhỏ trên thị trường.
Unique OOH đã tổ chức thành công nhiều sự kiện cho các khách hàng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ sự kiện thể thao, triển lãm, hội nghị, đến các hoạt động quảng cáo ngoài trời, giúp đưa thương hiệu của khách hàng đến gần hơn với khách hàng tiềm năng và tạo dựng được lòng tin với khách hàng cũ.
Unique OOH có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, có kinh nghiệm và kỹ năng tổ chức sự kiện, đảm bảo rằng các hoạt động được triển khai một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.Công ty cam kết sẽ cùng đồng hành với doanh nghiệp trong tất cả các công đoạn từ A – Z.
Liên hệ với Unique ngay hôm nay để được tư vấn và cập nhật báo giá quảng cáo ngoài trời mới nhất!
Unique Out Of Home Advertising
Trụ sở chính: Tầng 2, Tháp C, Tòa nhà D2 Giảng Võ, Phường Giảng Võ, Quận Ba Đình, Hà Nội
Tel: (024) 2323 8888 – (024) 2266 8888
VP Hồ Chí Minh: Tầng 2, Tòa nhà City View, Số 12 Mạc Đĩnh Chi, Đa Kao, Quận 1, Hồ Chí Minh
Tel: (028) 2268 9999
Hotline: 0986 268 555
Email: info@quangcaongoaitroi.com
