Tổ chức Roadshow là một hình thức quảng cáo ngoài trời hiệu quả được nhiều nhãn hàng sử dụng để ra mắt sản phẩm mới, quảng bá sản phẩm, dịch vụ… Khi được triển khai đúng cách thì tổ chức Roadshow sẽ giúp doanh nghiệp để lại được ấn tượng sâu sắc đối với khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên tổ chức chạy Roadshow là một quá trình gồm nhiều công đoạn và cần phải lên kế hoạch tổ chức Roadshow chi tiết.
Để giúp các doanh nghiệp triển khai chiến dịch Roadshow thành công, Unique OOH xin chia sẻ các bước lập kế hoạch tổ chức Roadshow ngay trong bài viết dưới đây. Unique OOH là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức Roadshow trọn gói trên toàn quốc
1. Kế hoạch tổ chức Roadshow là gì?
Roadshow là một hoạt động quảng cáo lưu động trên đường phố để quảng bá sản phẩm, thương hiệu tới một lượng lớn người tiêu dùng. Roadshow được xem là một trong những hình thức quảng cáo ngoài trời (OOH) phổ biến và hiệu quả nhất, bởi nó giúp thương hiệu tiếp cận trực tiếp với khách hàng tiềm năng và tạo dấu ấn mạnh mẽ trong tâm trí khách hàng.
Kế hoạch là việc xác định mục tiêu, đưa ra các phương pháp tiếp cận và quyết định cách tốt nhất để đạt được mục tiêu. Kế hoạch tổ chức Roadshow là một bộ tài liệu chi tiết và cụ thể về các hoạt động, chi phí, lịch trình, địa điểm và các yêu cầu khác liên quan đến việc triển khai hoạt động Roadshow của doanh nghiệp.
Việc lập kế hoạch tổ chức Roadshow sẽ giúp doanh nghiệp xác định cụ thể, chi tiết những việc cần làm, làm như thế nào, khi nào và ai là người thực hiện… Để thành công trong việc tổ chức Roadshow, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chú trọng đến chi tiết và đảm bảo sự hợp tác tốt đẹp giữa các bộ phận liên quan.
Chiến dịch Roadshow xe bus 2 tầng của Essensia Nam Sài Gòn. (Dự án Unique thực hiện)
>> Xem thêm Roadshow là gì với tất tần tật những thông tin chi tiết
2. Vai trò của việc lập kế hoạch tổ chức Roadshow
Việc lập kế hoạch tổ chức Roadshow sẽ giúp doanh nghiệp đặt ra được những mục tiêu, công việc cụ thể. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực cho việc thực hiện mục tiêu đó. Những công việc quan trọng sẽ được thực hiện trước còn những việc khác sẽ được tiến hành sau.
Với những công việc đã được lên kế hoạch, người lãnh đạo cần tập hợp tất cả nguồn lực để các hoạt động được vận hành và sử dụng tốt nhất có thể. Nhờ đó, nguồn lực sẽ được tối ưu hóa và hiệu quả công việc cũng được nâng cao.
Lập kế hoạch tổ chức Roadshow sẽ giúp các chiến dịch Roadshow có thể đo lường được hiệu quả. Doanh nghiệp nắm được tiến độ công việc diễn ra đến đâu, có được triển khai đúng thời gian đã định không.
Kế hoạch tổ chức Roadshow giúp doanh nghiệp xác định được mục tiêu, công việc cụ thể. Ảnh: Internet
Quá trình tổ chức Roadshow có khả năng phát sinh thêm yếu tố về chi phí, giá thành có thể cao hơn dự tính. Vì vậy việc lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp dự trù được ngân sách, không bị chênh lệch quá nhiều sau khi triển khai chiến dịch.
Khi lập kế hoạch tổ chức Roadshow, doanh nghiệp tính toán những tình huống phát sinh có thể xảy ra. Từ đó chuẩn bị được những phương án đối phó kịp thời, tránh những rủi ro không đáng có.
3. Các bước lập kế hoạch tổ chức Roadshow hiệu quả
Với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức Roadshow, Unique OOH xin chia sẻ tới các doanh nghiệp các bước lập kế hoạch tổ chức Roadshow hiệu quả
3.1. Xác định mục tiêu của chiến dịch Roadshow
Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch tổ chức Roadshow chính là xác định mục tiêu của chiến dịch. Khi triển khai bất kỳ chiến dịch truyền thông nào thì doanh nghiệp đều có những mục tiêu nhất định với những con số cụ thể cần đạt được.
Trước khi bắt tay và triển khai chiến dịch Roadshow thì doanh nghiệp cần phải làm rõ mục tiêu chiến dịch là gì, đối tượng khách hàng muốn nhắm tới là ai, kết quả muốn đạt được… Việc xác định rõ ràng được mục tiêu chiến dịch ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ cần phải làm gì. Từ đó lên kế hoạch chi tiết những phương án, công việc cụ thể cần triển khai để đạt được mục tiêu.
Xác định mục tiêu cho chiến dịch chạy Roadshow của doanh nghiệp. Ảnh: Internet
3.2. Xác định hình thức chạy Roadshow phù hợp
Bước tiếp theo trong việc lập kế hoạch chạy Roadshow đó là lựa chọn được hình thức phù hợp để triển khai chiến dịch. Doanh nghiệp cần cân nhắc sử dụng hình thức Roadshow sao cho hợp lý với mục tiêu, quy mô và ngân sách quảng cáo.
Hiện nay tổ chức Roadshow có nhiều hình thức đa dạng như Roadshow xe đạp, Roadshow ô tô, Roadshow xe máy, Roadshow xe bus 2 tầng… Lựa chọn được hình thức thích hợp sẽ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả truyền thông cao nhất, giúp thương hiệu phủ sóng rộng rãi và tiếp cận được với nhiều khách hàng mục tiêu.
Roadshow xe bus 2 tầng giúp doanh nghiệp thu hút sự chú ý của người đi đường. Ảnh: Internet
>> Khám phá các hình thức tổ chức Roadshow hiệu quả
3.3. Xác định khu vực chạy Roadshow
Khi lập kế hoạch chạy Roadshow thì khu vực mà doanh nghiệp chọn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của chiến dịch. Các doanh nghiệp thường tổ chức Roadshow tại Hà Nội, Roadshow tại Hồ Chí Minh, Roadshow tại Đà Nẵng bởi đây là những thàng phố lớn có thể tiếp cận được số lượng khách hàng tiềm năng tối đa. Tuy nhiên doanh nghiệp cũng phải cân nhắc khu vực nào sẽ phù hợp với khách hàng mục tiêu của mình nhất.
Sau khi đã xác định rõ được đối tượng khách hàng mục tiêu thì doanh nghiệp sẽ lấy đó là cơ sở để khoanh vùng và chọn khu vực chạy Roadshow. Từ đó doanh nghiệp mới có thể xác định chi tiết hơn khu vực có nhiều đối tượng nhận tin nhất.
Tổ chức Roadshow ở các thành phố lớn để tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng. Ảnh: Internet
3.4. Xây dựng lộ trình chạy Roadshow
Tổ chức Roadshow là hình thức diễu hành trên đường phố bằng cách phương tiện giao thông nên việc xây dựng lộ trình chạy rất quan trọng. Doanh nghiệp cần tiến hành khảo sát về cung đường sẽ đi và từ đó lên lộ trình chạy Roadshow phù hợp.
Để tiếp cận được với số lượng lớn khách hàng tiềm năng thì doanh nghiệp nên chọn những đoạn đường chính, có đông người qua lại và tránh những đoạn đường tắc nghẽn, đường cấm.
Roadshow chạy theo một lộ trình đã được lên kế hoạch sẵn. Ảnh: Internet
3.5. Chọn thời gian thích hợp để triển khai chạy Roadshow
Chọn thời gian để triển khai chạy Roadshow cũng là bước vô cùng quan trọng trong việc lên kế hoạch tổ chức. Bởi không phải thời gian nào cũng thích hợp cho doanh nghiệp tổ chức chiến dịch Roadshow.
Nếu doanh nghiệp lựa chọn vào những giờ cao điểm có thể sẽ cản trở các phương tiện khác tham gia giao thông, gây mất thiện cảm với người đi đường. Vì vậy thời gian tổ chức Roadshow nên nào những khung giờ có lượng người đi đường vừa phải, không quá đông cũng không quá vắng.
Chọn thời gian thích hợp để triển khai Roadshow, tránh các khung giờ cao điểm. Ảnh: Internet
3.6. Xin giấy phép để tiến hành chạy Roadshow
Tổ chức Roadshow là hình thức quảng cáo di động trên đường phố nên doanh nghiệp bắt buộc xin giấy phép mới được triển khai. Doanh nghiệp cần nộp đơn đến những cơ quan chức năng có thẩm quyền để hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng.
Các doanh nghiệp cần phải xin giấy phép trước khi chạy Roadshow. Ảnh: Internet
3.7. Thiết kế, in ấn maquette quảng cáo
Mục đích chính của chạy Roadshow là thu hút được sự chú ý của nhiều người đi đường. Vì vậy thiết kế ấn phẩm quảng cáo cần được chú trọng, phải làm sao để thật ấn tượng, kích thích được sự quan tâm của khách hàng.
Thiết kế ấn phẩm quảng cáo cho chiến dịch chạy Roadshow cần sự đầu tư kỹ lưỡng, tốn khá nhiều thời gian để chỉnh sửa và duyệt để ra được bản thiết kế cuối cùng. Do vậy doanh nghiệp cần lưu ý đến bước thiết kế trong kế hoạch tổ chức Roadshow nhằm đảm bảo trước khi đưa vào in ấn, thi công không có gì sai sót.
Thiết kế Maquette ấn tượng để thu hút sự chú ý của người đi đường. Ảnh: Internet
3.8. Thi công trang trí xe chạy Roadshow
Quá trình thi công trang trí xe chạy Roadshow đòi hỏi cần phải làm việc cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác để đảm bảo rằng Maquette quảng cáo được dán đúng vị trí và không bị lỗi. Khi đã hoàn thành quá trình trang trí, doanh nghiệp cần phải kiểm tra và có chỉnh sửa kịp thời nếu chưa đạt yêu cầu.
3.9. Thuê PB, PG Roadshow và trang phục, vật dụng đi kèm
Thuê PG, PB, trang phục cũng là một công việc quan trọng trong lập kế hoạch chạy Roadshow. Đội ngũ PG, PB chính là đại diện cho hình ảnh thương hiệu nên phải có ngoại hình sáng sủa, chiều cao đồng đều.
Doanh nghiệp cân nhắc số lượng thuê PG, PB sao cho phù hợp với hình thức chạy Roadshow. Trước khi tiến hành chạy Roadshow phải đảm bảo thuê được đầy đủ nhân sự để chiến dịch diễn ra thuận lợi theo đúng kế hoạch.
Trang phục chạy Roadshow cần đồng nhất với màu sắc thương hiệu. Ảnh: Internet
3.10. Chuẩn bị phương án dự phòng khi chạy Roadshow
Trong quá trình chạy Roadshow có thể xảy ra một số tình huống bất ngờ như bị công an bắt, nhân sự không tham gia được, thời tiết xấu… Do đó, doanh nghiệp cần phải có những phương án dự phòng để có thể xử lý kịp thời, đảm bảo chiến dịch chạy Roadshow diễn ra suôn sẻ và thành công.
3.11. Tiến hành chạy Roadshow, xử lý các tình huống phát sinh
Dựa trên những kế hoạch chạy Roadshow đã được đề ra cụ thể ở những bước trên thì doanh nghiệp có thể tiến hành triển khai chiến dịch. Trong quá trình thực hiện thì doanh nghiệp cần phải đảm bảo làm đúng theo các yêu cầu, timeline đã được lên sẵn. Nếu có những tình huống phát sinh thì tiếp tục triển khai theo những phương án đã dự trù.
Tiến hành chạy Roadshow theo đúng kế hoạch đã được lên sẵn. Ảnh: Internet
3.12. Đánh giá hiệu quả sau chiến dịch chạy Roadshow và rút kinh nghiệm
Đánh giá hiệu quả sau khi triển khai chiến dịch là bước cuối cùng trong bản kế hoạch chạy Roadshow. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp đo lường được mục tiêu chiến dịch có đạt được theo đúng kế hoạch hay không. Doanh nghiệp cũng sẽ nhìn nhận được những ưu nhược điểm của chiến dịch từ đó đưa ra những định hướng phù hợp hơn cho các chiến dịch sau.
Doanh nghiệp cần đánh giá lại hiệu quả sau chiến dịch chạy Roadshow. Ảnh: Internet
4. Những lưu ý khi lập kế hoạch chạy Roadshow
Nếu không muốn lập kế hoạch chạy Roadshow thất bại thì doanh nghiệp nhất định không được bỏ qua những lưu ý dưới đây:
4.1. Xem xét ngân sách quảng cáo
Các doanh nghiệp cần phải cân nhắc thật kỹ nguồn ngân sách có thể chi trả cho chiến dịch Roadshow. Từ đó mới có thể xác định được các yếu tố như số lượng xe, thời gian chạy Roadshow, số lượng nhân sự cần thuê…
Các yếu tổ trên ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả truyền thông của chiến dịch Roadshow. Nếu doanh nghiệp có ngân sách thấp thì có thể lựa chọn hình thức Roadshow xe đạp vừa tiết kiệm chi phí nhưng vẫn hiệu quả. Hay nếu doanh nghiệp có ngân sách lớn thì có thể lựa chọn hình thức Roadshow xe bus 2 tầng, xe mui trần…
Luxury Roadshow có chi phí cao hơn so với hình thức Roadshow khác. Ảnh: Internet
4.2. Xin giấy phép tổ chức Roadshow từ sớm
Các doanh nghiệp cần phải lưu ý xin giấy phép tổ chức Roadshow từ sớm. Bởi thủ tục xin giấy phép tốn khá nhiều thời gian và công sức. Nếu không xin được giấy phép có thể ảnh hưởng tới kế hoạch tổ chức Roadshow và hiệu quả truyền thông của chiến dịch.
Doanh nghiệp không xin giấy phép mà cố tình triển khai chiến dịch Roadshow thì sẽ bị xử phạt rất nặng và buộc phải dừng lại chiến dịch. Như vậy không những ảnh hưởng đến uy tín của thương hiệu mà còn tốn kém rất nhiều chi phí.
Xin giấy phép tổ chức Roadshow từ sớm để đảm bảo được triển khai đúng kế hoạch. Ảnh: Internet
4.3. Chuẩn bị phương án dự phòng trong kế hoạch chạy Roadshow
Trong quá trình triển khai chạy Roadshow thì khó tránh khỏi những khó khăn hay sự cố bất ngờ nên việc chuẩn bị các phương án dự phòng là bước vô cùng cần thiết. Bên cạnh đó cần phải có một đội ngũ quản lý luôn theo sát đoàn xe chạy Roadshow để hướng dẫn cũng như điều phối nhằm giúp chiến dịch diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
Chuẩn bị phương án dự phòng để có những biện pháp khắc phục kịp thời khi chạy Roadshow. Ảnh: Internet
5. Lập kế hoạch tổ chức Roadshow chuyên nghiệp với dịch vụ của Unique OOH
Là công ty quảng cáo ngoài trời có nhiều năm kinh nghiệm thực thi các chiến dịch quảng cáo cho nhiều nhãn hàng trên khắp 63 tỉnh thành toàn quốc, Unique OOH cung cấp dịch vụ tổ chức Roadshow uy tín, chuyên nghiệp và hiệu quả.
Unique OOH chịu trách nhiệm tư vấn cho doanh nghiệp một kế hoạch chạy Roadshow phù hợp nhất với sản phẩm dịch vụ, ngân sách. Chúng tôi thực thi từ A – Z chiến dịch chạy Roadshow, bao gồm việc: Setup chương trình Roadshow; Thuê PG, mastcot biểu diễn; Chuẩn bị vật dụng và phương tiện đi kèm; Thuê MC và hoạt náo viên cho chương trình Roadshow; Hỗ trợ thiết kế ấn phẩm truyền thông; Thi công quảng cáo…
Liên hệ ngay Unique OOH để được tư vấn và nhận báo giá tổ chức Roadshow mới nhất!
Unique Out Of Home Advertising
Trụ sở chính: Tầng 2, Tháp C, Tòa nhà D2 Giảng Võ, Phường Giảng Võ, Quận Ba Đình, Hà Nội
Tel: (024) 2323 8888 – (024) 2266 8888
VP Hồ Chí Minh: Tầng 2, Tòa nhà City View, Số 12 Mạc Đĩnh Chi, Đa Kao, Quận 1, Hồ Chí Minh
Tel: (028) 2268 9999
Hotline: 0986 268 555
Email: info@quangcaongoaitroi.com
